Кратко ръководство - Как да организираме перфектното събитие, което хората да запомнят?

Сигурно присъстваш на много събития, но за колко от тях може да кажеш, че са перфектно планирани и изпълнени? На колко от тях преживяването е било върховно и е имало WOW ефект?

 

Ако ти или твоя екип организирте някакъв род събития, това ръководство на Борис Бачев е за теб и твоя бизнес. Отдели само 15-минути, за да разбереш как да организираш перфектното събитие, което хората ще запомнят.

 

През последните 3 години имах възможността да организирам и координирам десетки събития, както малки „бутикови“ обучения за 5-10 човека, така и големи международни бизнес форуми за по няколко стотин души.

 

Междувременно имах честа да организирам българското участие на няколко международни изложения в областта на леката авиация, мебелната промишленост и други експортно ориентирани сектора от икономиката.

 

Накрая се случи така, че миналата година, екипът на Студио Grace & Boo (компания, в която съм съдружник), организирахме концертът на българската формация „Тъпани и Гайди“ и близо 3,000 души разтресоха Борисовата градина!

 

Беше наистина грандиозно!

Много хора твърдят, че досега никога не се е организирал подобен концерт, само с народна музика на открито в София, на който да се съберат толкова много души, които са си платили да бъдат там.

Над 60 онлайн медии ни отразиха и влязохме във вечерните новини на БНТ2 и БТВ.

Нова ТВ се опитаха да ни пуснат на живо по новините по време на живата рекламна кампания, но им се разпадна връзката. Поканиха ни за интервюта във Фолклор ТВ, БТВ  в „Преди обед“ и БНТ в „Денят започва с култура“, както и за радиоата “Z-Rock”, “Хоризонт“ и „Христо Ботев“.

 

И всичко това с почти нулев бюджет за реклама.

На всичкото отгоре направихме жестоки промо видеа, които се завъртяха по всички станции на метрото в продължение на 1 седмица, благодарение на добрите медийни партньорства, които създадохме.

И така реших да споделя натрупания опит как да организирате перфектното събитие и да привлечете вниманието на аудиторията, разбира се пречупено през моето виждане за нещта.

 

На първо място, трябва да помислите какво всъщност организирате?

Обучение? Семинар? Лекция? Networking събитие? Workshop? Форум? Изложение? Концерт?

На пръв поглед логично е да кажем, че към всяко от събитията трябва да се подходи по различен начин.

Според мен не е точно така. Защо ли?

Ами, защото всяко едно от изброените е преди всичко събитие.

А стъпките за организация на едно събития са горе-долу едни и същи.

Разбира се, че не е нужно да се съгласявате с мен.

След като вече е ясно какъв тип събитие ще организирате, нека видим за какви неща трябва да помислим предварително.

Предупреждавам ви, че най-вероятно ще пропусна доста неща, защото зад организацията на едно събитие стоят множество фактори.

 

Цена на събитието

Не знам защо започвам с цената? Най-вероятно не е правилно да се започне от нея.

Просто искам да напиша това ръководство на един дъх и да не мисля за логическа последователност и да си спирам мисълта.

Затова ще ви помоля да четете докрай, за да извлечете максималните ползи от  написаното.

Естествено, че няма да успея да опиша всичко, което ми е в главата. На моменти ще смесвам нещата за различните събития и може да се чувствате леко объркани, но организацията на перфектно събитие изисква много детайли, които със сигурност няма да успея да засегна.

Всеки тип събитие има своите особености и аз няма да успея да засегна особеностите на всички типове събития в това кратко ръководство.

И така!

 

Колко ще струва събитието? Какво ще включва цената?

Не забравяйте при ценообразуването да сметнете абсолютно всичко, което се сетите. Много хора правят фатални грешки при ценообразуването, защото включват в него само видимите на пръв поглед разходи като наем на помещение, храна, напитки и т.н. и доста често стигат само до там.

Много внимателно смятайте всеки детайл и времето, което ще вложите в организация.

Не забравяйте, че времето ви е най-ценно!

 

Таргет група

Към кого е насочено събитието? Колко души е реалистично да дойдат? Подходящо ли е за корпоративни клиенти? Помислете в детайли каква е вашата аудитория и какво би ги привлякло?

Не мислете само за хората, които са онлайн. Хората постепенно започнаха да се имунизират от непрестанно заливане с онлайн комуникацията.

 

Прекалено много събития вече се комуникират само онлайн!

Преди концерта бяхме продали само 100 билета, въпреки че промо видеото ни бе достигнало до над 15,000 гледания, няколкостотин споделяния и лайкове, и то без абсолютно никаква реклама.

Имаше близо 2,000 души, които се бяха отбелязали, че ще присъстват във фейсбук и въпреки това бяхме продали само 100 билета до деня на концерта.

Всъщност продадохме всички билети на място, а масово хората идваха от живата ни рекламна кампания, за която ще споделя след малко.

 

Бях изключително развълнуван, когато видях близо 50-метровата опашка с чакащи хора!

Разбира се, при нас времето беше фактор, защото събитието бе навън и хората чакаха прогнозата. Затова казах че всяко събитие има своите особености.

Не се подлъгвайте от „виртуалното потребление“. Много хора може да харесват това, което правите, но да не го купуват.

Зерджио Зийман, човекът пренаписал маркетинговата стратегия на Кока-Кола нарича това „Виртуално потребление“.

Вашата марка е любимата на хората, но въпреки това те НЕ я купуват.

 

Дата на събитието

Кога и в кой ден ще се проведе? Има ли други събития на тази дата? Какви са те? Възможно ли е моята таргет група да присъства там? Ако „Да“ как да привлека вниманието към моето събитие?

Проверете също за празници, отработвания и други.

Много хора твърдят, че събота и неделя не са добри за събития, но и това зависи от типа събитие и от хората, към които се целите.

Никога не може да се каже, че за направата на едно нещо, независимо какво е то, има един точно определен начин да го направим.

 

Час на събитието

Ако организирате едно и също събитие регулярно, тествайте различни часове дори в един и същи ден.

Понякога може да се окаже, че през седмицата по обяд ще съберете повече хора, отколкото вечер.

Странно, но ако работите с корпоративни клиенти те изпращат хората на обучение в работно време.

Просто тествайте!

 

Продължителност на събитието

Колко време ще продължи?  Най-добре е да прецените до колко време вие, лекторите или водещите са способни да задържат вниманието на участниците.

Изключително е неприятно след кафе паузата на обяд залата да се изпразни наполовина.

Ако имате няколко лектора е хубаво да прецените кои са по интересни и да ги оставите за след обяда. Но и това крие риск събитието да стартира по-скучно. Много тънък момент е.

Така или иначе, хората най-много обичат частта със пийването и хапването. Малко идват заради самия лектор. Съвсем друго е при концертите.

При бизнес събитията, дори лектора да е световно известен, след презентацията повечето хора ще кажат, че те това си го знаят. Но интересното е, че почти 100% от тях, въпреки че знаят казаното, никога не са го прилагали. Но това е съвсем друга тема.

 

Програма и организация на събитието

Какво ще се случва по време на събитието, за да поддържате вниманието?

На някои събития се случват едновременно няколко неща. Например, можете да излезете от основната лекция и  да отидете в съседната стая, където да получите консултация с адвокат, счетоводител или нещо подобно.

Регистрация, кафе паузи, обяд, кетъринг? Ще се продават ли предварително билети? А на място?

При по-големите събития задължително трябва да имате координатор/и на място.

Спомням си по време на един българо-китайски бизнес форум. Тогава само двама души трябваше да координираме и насочваме потока от няколко стотин души.

Беше пълна лудница, но се справихме. Координаторът на място е изключително важен, защото той посреща хората.

А нали знаете, че първото впечатление е от огромно значение

 

Медийни партньори

Страхотно е да имате богата мрежа от медийни партньори. Блоговете също са много силен партньор. Обикновено давате отстъпка за читателите или пропуски за събитието. Направете си списък и пишете до хората, които смятате, че са подходящи да разпространят вашето събитие.

 

Място на провеждане

Къде да бъде проведено събитието? Зала? Хотел?  Как да изберем  подходящо помещение?

Със сигурност мястото е едно от най-важните неща! Локацията е от огромно значение! Трябва да е удобно за хората. Да има метростанция наблизо или място за паркиране.

Зелена зона също е предимство, в случай че няма паркинг.

Много е важен и интериора и оборудването.

Правили сме събития в зали, където хората са умирали от студ. Ужасно е!

Няма да забравя как по време на едно обучение ми се наложи да държа външната врата на залата, защото се беше развалила. Залата се намираше на партера на сграда, а навън се изви страхотна буря. Вратата не се затваряше и не ни бяха предупредили.

Няма да забравя и как на откриването на едно 3-месечно обучение лампата на проектора се беше изхабила, въпреки че собственика на залата ни бе уверил, че ще я смени преди събитието.

Сега ми е смешно като си спомням тези примери, но повярвайте ми тогава не ми беше забавно.

 

Обяд

При целодневните събития важно е да има наблизо и къде хапнат хората, ако има обедна почивка. Страхотно предимство е да има ресторант към самото място на провеждане.

Предимство е и за хората, които пристигат по-рано, защото могат да седнат да пийнат едно кафе, ако не в същата сграда, то поне в съседната, защото иначе рискувате гостите да се размотават по време на обедната почивка.

А веднъж изпуснете ли вълната после е по-трудно да въвлечете хората в събитието. Независимо колко е добър лекторът. И хората са прави. Те имат толкова много неща, които им отвличат вниманието. При това 24 часа в денонощието .

Чувствал съм се ужасно, когато пристигна на мястото на провеждане и видя хора, които са дошли още по-рано и чакат навън на студа, защото около залата просто няма къде да се седне.

Хубаво е да има възможност за кетъринг при необходимост. Да могат да се подсигурят водички, за да не трябва да мъкнете бутилки.

 

Предаване на живо (Live streaming)

Не бива да забравяме, че вече много хора предпочитат да гледат онлайн, вместо да са в зала. Затова е хубаво да потърсите място с възможност за предаване на живо от мястото на събитието.

Така ще дадете избор на хората – oа дойдат на място в залата или да гледат онлайн от вкъщи или офиса.

 

Екип

Добрата организацията на едно събитие се крие в детайлите. Ако сте сами ще е много трудно да се справите с тях.

 

Спонсори

Много трудна задача, но не е невъзможна. След като изберете залата , помислете какви са вариантите за рекламно пространство.

Опишете всички възможности, които можете да предложите на спонсорите да рекламират.

Най-важно е да помислите по какъв начин вашето събитие може да донесе потенциални клиенти на вашия спонсор.

Ако не можете да измислите, по-добре не си губете времето да търсите спонсор.

Днес, дори големите компании са свили бюджетите за имиджови реклами. Всеки търси кеш.

 

Рекламни материали

Много хора казват, че раздаването на флаери няма никакъв смисъл и това е така, ако просто седи някой човек на изхода на метрото и ти бута в ръцете ненужните хартийки.

Други твърдят, че нямало значение дизайна и как изглежда флаера. Пълни глупости!

Като човек създал и управляващ компания, в която крайната цел ни е да започнем да предлагаме цялостни  уникални решения както за бизнеса, така и за физическите лица и то в сфери като дизайн, мода и изкуство, мога уверено да ви кажа:

„Преди да купи каквото и да било, човек оценява как изглежда то визуално“

И това е факт, който никой не може да отрече!

Затова ако някой ви каже, че дизайнът няма значение по-добре не слушайте този човек.

Когато организирахме концерта направихме наистина страхотен дизайн на флаерите и организирахме грандиозен флашмоб на Витошка. Бяхме общо 20 човека – 10 свирещи музиканти и 10 човека облечени с еднакви рекламни фланелки, които раздавахме флаерите.

 

 

 

Познайте какъв беше резултата?

Имаше над 10 медии на място. Естествено и ПР-ът от екипа свърши страхотна работа! Минахме по цялата Витошка и стигнахме до Народния театър. Ефекта беше смразяващ! Просто взривихме центъра на София!

Отвсякъде хвърчаха журналисти и микрофони, въпреки че дори нямахме разрешително от общината, никой не дойде да ни направи забележка.

Вие представяте ли си как някой полицай ще дойде пред близо 20 телевизионни камери и журналисти да ни пита дали имаме разрешително J.

Хората по цяла Витошка ни снимаха и споделяха клипчетата в социалните мрежи.

Беше наистина запомнящо се изживяване, което никога няма да забравя!

 

Промо видео

Страхотно е ако можете да направите промо видео. Доста е скъпо, но когато сме имали промо видео за събитие в залата е имало винаги повече хора отколкото като няма.

За наш късмет, постепенно се сдобихме с техника и страхотен монтажист, който създава наистина страхотни видео продукции.

 

Разпространение на събитието

Класиката е да направим едно facebook събитие и да поканим всичките ни приятели.

На хората им е писнало да ги заливат от събития и то предимно техни приятели в социалната мрежа.

Не казвам, че не трябва да направите страница във facebook. Напротив. Задължително е.

Едно промо видео ще свърши страхотна работа в социалните мрежи, но трябва да го качите директно в facebook, не с външен линк.

Затова и Марк Зукърбърк е решил да прави платформа, която да се конкурира със YouTube.

Хората все повече обичат да гледат.

Помислете какви са всичките варианти, където можете да оповестите за вашето събитие.

Спомням си когато организирахме едно страхотно обучение в парк хотел Москва.

Събрахме 60-70 човека без никаква реклама. Но бях регистрирал събитието ни във всички възможни места за публикуване на събития в интернет, както и каних на лично съобщение във facebook и LinkedIn.

 

Снимки от събитието

Ако не професионален фотограф, поне помолете някой приятел да снима по време на събитието. След събитието изпратете снимките на хората или ги тагнете във фейсбук. Обикновено хората се радват на тези неща.

 

Видео на събитието

Поне според мен е хубаво да заснемате събитието, но след това трябва да помислите кой ще направи монтаж. Видеата стават все по-популярни. И много бързо достигат сериозна гледаемост. Ако са интересни, разбира се!

 

Обратна връзка

Задължително съберете обратна връзка от хората. Направете кратки видеа на участниците, в които те споделят какво са преживяли. Кратки анкети също е вариант, но видеата определено са по-яки!

 

WOW Ефект

Препоръчително е да помислете какво можете да направите, за да постигнете този WOW ефект.  Нещо, което хората със сигурност не очакват.  Например, предварително можете да подредите пред всеки участник по едно писмо със задача, на която трябва да намерят решението и който успее ще му върнете парите. Или нещо подобно.

Просто импровизирам в момента.

Направете brain-storming (мозъчна атака) с вашия екип и измислете нещо щуро.

Има и още много неща, които да се кажат за организацията на едно събитие, но все пак идеята на тези редове е те да бъдат едно съвсем кратко ръководство за организацията на едно събитие.

Целях да ви предоставя някакви опорни точни, върху които да стъпите. Наистина не съществува точна формула за организация на перфектното събитие. То е преди всичко правилно планиране и безупречно „изиграване на картите“.

За още безплатна и полезна информация за бизнеса абонирайте се за нашия бюлетин